La Oficina Notarial de la Cancillería Consular de la Embajada está autorizada a recibir las actas entres personas vivientes y aquellas de última voluntad, a ocuparse de su depósito y a emitir copias y extractos.
Los servicios notariales están a disposición de ciudadanos italianos que se encuentren en el extranjero (fuera de Italia) ya sea permanente o temporalmente.
Los servicios notariales que pueden ser solcitados a la Cancillería Consular de la Embajada son:
- Poderes
- Testamentos Públicos
- Documento o Acto Público
- Certificados de Autenticación
1. PODERES
El poder es un acto por medio del cual se dan facultades a otra personas para actuar en su representación y a cumplir los actos necesarios para obtener determinados resultados (ejemplo: vender, comprar, administrar, hacer donaciones, constituir o disolver una sociedad, solicitar publicaciones de matrimonio, etc.).
El texto del poder tiene que ser enviado en formato word al correo cancconsolare.lima@esteri.it
Se le avisará cuando el documento esté listo para la firma.
El tiempo de espera es de aproximadamente dos semanas. De otro modo, se puede recurrir a un Notario peruano y, en tal caso, se deberán legalizar en el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú (Apostilla) y luego traducir al italiano por un traductor oficial.
Los poderes se dividen en dos categorías:
Poder General: con éste el interesado confía al representante o procurador la gestión de todos sus intereses, presentes y futuros.El Poder General se emite por tiempo indeterminado.
Poder Especial: con éste documento el interesado confía al representante o procurador la gestión de una parte de sus intereses. El Poder Especial cesa de ser válido en el momento en el cual concluye el encargo especial por el cual ha sido emitido.
2. TESTAMENTO PUBLICO
Entre las actividades propias de la Oficina Notarial de una Oficina Consular existe la de la redacción de algunos documentos relacionados con las declaraciones de última voluntad de personas que se encuentran en el extranjero.
El testamento público es la declaración de voluntad del quien hace testamento efectuada ante un funcionario delegado a las funcionaciones notariales en presencia de dos testigos y redactado por escrito.
En el testamento secreto, en cambio, las funciones de la Oficina Notarial se limitan a recibir formalmente el documento (cuyo contenido permanece secreto) y a depositarlo en sus oficinas.
Por último, el testamento ológrafo no necesita ser redactado por un funcionario de la Oficina Notarial y puede ser depositado en cualquier lugar y ante cualquier persona. Por lo general se deposita ante alguna Oficina Notarial para evitar la posibilidad de su extravío y para asegurarse de su inmediata publicación luego del fallecimiento de la persona que hizo el testamento.
3. DOCUMENTOS O ACTOS PUBLICOS
Se trata de un tipo de documentos jurídicos (como por ejemplo actas de donación) para los cuales la ley prevee la formalidad del acto o documento público.
4. CERTIFICADO DE AUTENTICACION
La autenticación por lo general la efectúa un funcionario público de la Cancillería Consular pero también puede hacerla cualquier otro funcionario delegado para desempeñar actividades notariales, en particular en los siguientes casos:
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AUTENTICACION DE FIRMA: consiste en la declaración de parte de un funcionario público del origen de un documento emitido por la persona que lo ha firmado. Para proceder a la autenticación de la firma es necesario presentarse personalmente ante la Oficina Notarial de la Cancillería Consular de la Embajada portando un documento de identidad y su código fiscal.
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AUTENTICACION DE FOTOGRAFIA: para este trámite es necesario presentarse personalmente ante la Oficina Notarial de la Cancillería Consular de la Embajada portando un documento de identidad y tres fotografías iguales.
AUTO-CERTIFICACION
Con el término "auto-certificación" se entiende "la certificación emitida por el interesado en sustitución o reemplazo de una certificación regular" (art.2, Ley 15/1968). Representa pues para el ciudadano italiano poder proporcionar las mismas informaciones contenidas en un Registro Público de manera más sencilla y a menor costo.
La posibilidad de utilizar la "auto-certificación" es concedida a todos los ciudadanos italianos y a aquellos de los de los países de la Unión Europea.
El derecho de utilizar el sistema de declaraciones juradas ha sido extendido también a los ciudadanos que no pertenecen a la Unión Europea pero que tienen residencia legal en Italia, limitada a hechos que puedan ser verificados por las Autoridades públicas en Italia.
Las "auto-certificaciones" y las declaraciones juradas pueden ser utilizadas en las relaciones con la Administración Pública italiana y con los concesionarios y/o administradores de los servicios públicos.
En cambio, no pueden ser usadas en las relaciones con empresas o personas privadas, a menos que éstas lo permitan, ni ante las autoridades judiciales en el desempeño de sus funciones jurisdiccionales.
Certificados que pueden ser reemplazados con auto-certificaciones
Las "auto-certificaciones" pueden reemplazar:
1. CERTIFICACIONES REGULARES
Por lo tanto se puede recurrir a las "auto-certificaciones" para efectuar declaraciones en los siguientes casos:
- lugar y fecha de nacimiento;
- domicilio;
- ciudadanía;
- gozar de derechos políticos;
- estado civil: soltero, casado o viudo;
- composición familiar;
- supervivencia;
- nacimiento de un hijo/a;
- fallecimiento del cóyuge, ancestro o descendiente;
- situación con respecto a las obligaciones militares;
-
inscripción en Asociaciones o Registros que son llevados por la Administración Pública;
- título de estudios;
- calificaciones profesionales;
- exámenes universitarios y de Estado;
- títulos de especialización;
- títulos de habilitación profesional;
- títulos de formación profesional;
- cursos de actualización;
- títulos de calificaciones técnicas;
-
situación de rentas o económica también con el propósito de la concesión de beneficios y ventajas de cualquier tipo contemplados por leyes especiales;
- dispensa de específicas obligaciones tributarias con indicación del importe;
- código fiscal o número IVA (equivalente al RUC);
- cualquier dato del Registro tributario;
- estado de desocupación;
- calidad de jubilado y categoría de la pensión;
- calidad de estudiante;
- calidad de ama de casa;
-
calidad de representante legal de personas físicas o jurídicas, de tutor, de curador y similares;
- inscripción en Asociaciones o agrupaciones sociales de cualquier tipo;
-
cumplimiento o no de obligaciones militares incluyendo aquellas comprendidas en el Art. 77 del D.P.R. n. 237/64 modificado por el Art. 22 de la Ley 958/86;
- ausencia de condenas penales;
- calidad de dependencia económica;
-
todos aquellos datos de conocimiento directo del interesado contenidos en el Registro del Estado Civil.
COMO HACER UNA DECLARACION JURADA ("DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA"):
La declaración jurada que reemplaza las certificaciones normales, se puede hacer redactándola en papel simple y firmando bajo la propia responsabilidad de cada uno (no es necesario firmar delante del empleado) o completando el formulario adecuado.
Además, es posible enviar documentos, actas y certificados por fax, por correo o medios informáticos a las Administraciones Públicas.
DECLARACIONES JURADAS
Los interesados pueden recurrir a la "auto-certificación" para cualquier estado, hechos y cualidades personales que sean certificables por parte de una Administración Pública, mediante una "dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorieta'" (declaración jurada), de conformmidad con el Art.47 del Decreto Ley 445/2000.
La "dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorieta'" (declaración jurada), puede ser efectuada declarando hechos, estados o cualidades personales de conocimiento directo del interesado, delante de un funcionario competente para recibir la documentación, o delante de un Notario, Canciller, Secretario municipal o cualquier otro funcionario delegato por el Alcalde.
En el caso de que se tratara de estados, hechos y cualidades certificables o que pueden ser declaradas por otro funcionario público y la Administración considere oportuno verificar la veracidad de las declaraciones, tiene 15 días de tiempo - desde la fecha de la declaración - para solicitar la documentación necesaria.
Validez de las auto-certificaciones y de las declaraciones juradas ("dichiarazioni sostitutive" y "atti notori"):
Las declaraciones juradas tienen la misma validez que los documentos que sustituyen.
Normalmente, los certificados tienen una validez de seis meses desde la fecha de su emisión, salvo que las normas de ley o reglamentos no dispongan una validez superior.
La validez de las certificaciones relacionadas con los datos personales y aquellas relacionadas con el estado civil, se puede prolongar si el interesado declara que los datos contenidos en el certificado no han sufrido modificaciones y suscribe dicha declaración.
Tienen validez ilimitada, en cambio, los certificados y las declaraciones juradas que certifiquen estados y hechos personales que no están sujetos a modificaciones (certificados de nacimiento, de defunción, tíulos de estudio, etc.).
En qué casos NUNCA puede ser admitida una auto-certificación
La posibilidad de hacer uso de una auto-certificación nunca es admitida para los siguientes certificados:
- médicos;
- sanitarios;
- veterinarios;
- de origen;
- de conformidad a la Unión Europea;
- marcas;
- patentes.
Casos en los cuales la Administración Pública NO PUEDE solicitar certificaciones a los conciudadanos
En el caso en que se deba certificar los datos relativos al apellido, nombre, lugar y fecha de nacimiento, ciudadanía, estado civil y residencia, la Administración Pública ya no puede solicitar certificaciones sino que es suficiente con la exhibición de parte del interesado de un documento de identidad.
La registración de los datos se efectúa con la fotocopia simple del documento exhibido.
Si el documento ya no es válido, el interesado tiene que declarar, al margen de la fotocopia, que los datos contenidos en el documento no han sufrido variaciones desde la fecha de su emisión.
Sanciones para los ciudadanos que proporcionan declaraciones falsas
Si las Administraciones tienen dudas sobre la validez de las auto-certificaciones, están obligadas a efectuar los controles necesarios.
En el caso que se descubran declaraciones no verdaderas, la falsedad en los actos y el uso de documentos falsos son sancionados de conformidad con el Código Penal y demás Leyes sobre la materia.
El declarante, además, pierde los beneficios eventualmente conseguidos gracias a proveídos emitidos basados en declaraciones falsas.
Documentos de identidad
En todos los casos en los cuales se solicita un documento de identidad, éste puede ser reemplazado con un documento de identidad equivalente. Son equivalentes a la "carta d'identita'" (tarjeta de identidad):
- pasaporte;
- licencia de conducir;
- licencia náutica;
- credencial de jubilado;
- licencia de habilitación a operar plantas térmicas;
- licencia para portar armas;
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Las tarjetas de identidad emitidas por alguna Administración del Estado, siempre y cuando tengan fotografía y sello o cualquier otra marca o firma equivalente.
En el caso que un documento esté vencido, éste también puede ser exhibido, con una declaración del interesado sobre la fotocopia del documento indicando que los datos que en éste aparecen, no han sufrido variaciones.
